Een complete handleiding voor het opstellen van een calamiteitenplan

Een calamiteitenplan is essentieel voor elke organisatie die voorbereid wil zijn op onverwachte noodsituaties. Of het nu gaat om brand, een cyberaanval of een gaslek: een goed doordacht calamiteitenplan kan het verschil maken tussen chaos en controle. In dit artikel bieden we een complete handleiding voor het calamiteitenplan: van wat houdt het calamiteitenplan exact in, het doel ervan tot branchespecifieke invulling. Je leest het hier.

Wat is een calamiteit?

Een calamiteit is een onverwachte en vaak ingrijpende gebeurtenis die grote gevolgen kan hebben voor mensen, gebouwen, processen of het milieu. Het gaat hierbij om plotselinge gebeurtenissen en/of incidenten die buiten de normale bedrijfsvoering van de organisatie vallen maar wel acute reactie vereisen om schade te beperken of voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan een plotselinge brand in een magazijn, een grote stroomstoring waardoor kritieke systemen uitvallen of een overstroming die hele bedrijfsruimtes onbruikbaar maakt. Calamiteiten kunnen technisch van aard zijn, zoals een explosie of gaslek, maar ook voortkomen uit menselijk handelen of nalatigheid, zoals een cyberaanval, gewelddadige situatie op de werkvloer of verkeerd gebruik van materiële middelen waardoor een gevaarlijke situatie kan ontstaan.

Wat is het verschil tussen een incident, calamiteit en crisis

Hoewel de begrippen vaak in één adem genoemd worden, bestaan er wel verschillen tussen een incident, een calamiteit en een crisis. Een incident is meestal kleinschalig en beperkt in impact. Denk aan een kopieerapparaat met kortsluiting of een kortdurende internetstoring. De situatie is ongewenst, maar eenvoudig te beheersen.
Een calamiteit is serieuzer en groter van aard. Het gaat om een onverwachte situatie met grotere gevolgen, zoals een grote brand of een gaslek, die actie vereist en vaak grote impact heeft op de veiligheid en continuïteit van jouw organisatie.

Een crisis is vaak het gevolg van een calamiteit die is geëscaleerd. Hierbij is de situatie zo ernstig dat de bedrijfsvoering langdurig wordt verstoord. Er kan in deze gevallen zelfs sprake zijn van een ontstane reputatieschade of juridische gevolgen. Een crisis vergt meestal een gecoördineerde, multidisciplinaire aanpak, vaak met inzet van een crisisteam.

Wat is een calamiteitenplan? En het verschil met een bhv-plan

Een calamiteitenplan is een uitgebreid document waarin staat beschreven hoe je als organisatie omgaat met verschillende soorten noodsituaties. Het is een strategisch plan waarin procedures, verantwoordelijkheden en communicatielijnen worden vastgelegd. Daarnaast gaat het plan verder dan enkel tijdens de calamiteit en wordt er aandacht besteed aan zaken als het informeren van stakeholders, het minimaliseren van operationele schade en het herstellen van de bedrijfsprocessen na de calamiteit.
Een bhv-plan (bedrijfshulpverlening) is onderdeel van het calamiteitenplan, maar richt zich voornamelijk op de operationele hulpverlening binnen het bedrijf, zoals evacuatie en eerste hulp. Het calamiteitenplan is breder en omvat ook zaken als externe communicatie, continuïteitsplanning en herstelstrategieën.

Welke onderdelen bevat een calamiteitenplan?

Eigenlijk is een calamiteitenplan de basis van alle plannen. Dit omdat de welbekende bhv-plannen en ontruimingsplannen een onderdeel hiervan zijn. Zo bestaat een calamiteitenplan uit een aantal elementen:

• Een veiligheidsplan
• Een beveiligingsplan
• En een ontruimingsplan

Een calamiteitenplan maken doe je in een paar duidelijke stappen. Zo moet je altijd beginnen met een risicoanalyse: 

• Bedenk welke problemen er kunnen ontstaan binnen en buiten je organisatie.
• Werk daarna een stappenplan uit voor als er echt iets misgaat: wie doet wat, hoe lossen jullie het op, en hoe gaat het daarna verder?
• Zorg voor een duidelijk beleid, bijvoorbeeld over ontruiming en herstel na de calamiteit.
• Stel een crisisteam samen en oefen met regelmaat.
• Leg ook vast hoe je en wie communiceert tijdens een crisis, zowel intern als met klanten of andere betrokkenen.
• En leg vast wie welke taken heeft in elke fase. Zo weet iedereen wat te doen.

Hoe maak je een calamiteitenplan?

Om aan de slag te gaan met een calamiteitenplan hebben we een overzichtelijk stappenplan gemaakt:

1. Analyseer risico’s en scenario’s
   Breng in kaart welke risico’s en incidenten zich kunnen voordoen (zoals brand, stroomuitval, cyberaanval, medische noodgevallen, etc.). Denk aan zowel interne als externe risico’s.
2. Bepaal de impact
   Analyseer per risico wat de mogelijke impact is op mensen, processen, gebouwen en systemen. Dit helpt bij het prioriteren van maatregelen.
3. Stel een calamiteitenteam samen
   Wijs verantwoordelijkheden toe. Wie doet wat bij een calamiteit? Zorg voor een duidelijke rolverdeling en back-ups.
4. Beschrijf de procedures
   Omschrijf stap voor stap wat er moet gebeuren bij elk type calamiteit.

Denk aan:

• Alarmeren en evacueren (ontruimingsplan)
• Interne en externe communicatie
• Bhv-acties (bhv-plan)
• Herstel en nazorg

5. Zorg voor toegankelijke informatie
   Zorg dat het plan goed vindbaar en begrijpelijk is voor iedereen. Houd het compact en overzichtelijk, eventueel met bijvoorbeeld checklists.
6. Koppel het plan aan de dagelijkse praktijk
   Calamiteitenplannen werken alleen als ze leven binnen de organisatie. Koppel procedures aan bestaande werkwijzen, zoals de bhv-structuur.
7. Train en oefen regelmatig
   Organiseer oefeningen om te testen of het plan werkt in de praktijk. Evalueer en verbeter op basis van de uitkomsten.
8. Houd het plan actueel
   Veranderingen in medewerkers, processen of gebouwen kunnen gevolgen hebben voor het plan. Bekijk het plan daarom regelmatig en actualiseer waar nodig.

Binnen dit calamiteitenplan zijn er een aantal zaken die verplicht opgenomen moeten worden:

• Contactgegevens van de werkzame bhv’ers (namen en telefoonnummers)
• Alle alarmnummers of andere relevante afspraken met hulpdiensten
• Waar de blus- en ehbo-middelen zich bevinden
• Waar de plattegronden zich bevinden (dit staat vaak in het ontruimingsplan) 
• Hoe het instrueren van medewerkers en bezoekers in zijn werk gaat
• Wie actie neemt tot ontruiming en hoe deze verloopt (ontruimingsplan)
• Wie de calamiteit meldt bij de hulpinstanties
• En wat te doen bij grote calamiteiten denk aan bommeldingen, overvallen, ordeverstoringen of overstromingen bijvoorbeeld. 

Een op maat gemaakt calamiteitenplan van NIBHV?

Een calamiteitenplan is geen one-size-fits-all document. Elke organisatie maar ook elke branche heeft unieke risico’s en omstandigheden die vragen om een specifieke benadering. In de zorg is het bijvoorbeeld cruciaal om in scenario’s rekening te houden met patiënten die niet-zelfredzaam zijn of apparatuur die niet zomaar verplaatst kan worden. Een stroomstoring in een ziekenhuis vereist andere noodmaatregelen dan in een kantoorpand.

In het onderwijs draait veel om heldere communicatie en veiligheid van kinderen. Bij een brandalarm is het essentieel dat leerkrachten exact weten hoe zij hun leerlingen veilig en snel naar buiten kunnen begeleiden. Ouders moeten op de hoogte worden gebracht, en de opvang van leerlingen bij uitval van leslocaties moet geregeld zijn.

Kinderopvangcentra hebben juist weer te maken met extra kwetsbare doelgroepen. Risico’s zoals allergieën of infectie-uitbraken vragen om protocollen die specifiek afgestemd zijn op deze doelgroep. Denk aan communicatie met ouders, strikte aftekenprocedures bij ophalen en preventieve maatregelen tegen besmetting.

De bouwsector heeft op zijn beurt te maken met fysieke risico’s zoals vallende objecten, werken op hoogte of explosiegevaar bij sloopwerkzaamheden. Hier is het belangrijk om het calamiteitenplan af te stemmen op de locatie, de fase van het bouwproces en het materieel dat wordt gebruikt. Ook de samenwerking met externe partijen, zoals onderaannemers en veiligheidscoördinatoren, moet duidelijk zijn vastgelegd.

Het personaliseren van het calamiteitenplan zorgt ervoor dat het plan realistisch en uitvoerbaar blijft. Het verhoogt de kans dat medewerkers in een noodsituatie op de juiste manier reageren, omdat de procedures herkenbaar en toepasbaar zijn binnen hun eigen context.

Het is dus zeker niet zo dat wanneer het calamiteitenplan gemaakt is, het in een map gestopt kan worden om eens per jaar naar te kijken. Het calamiteitenplan moet iets van elke dag zijn, omdat er dagelijks veranderingen kunnen optreden die van invloed zijn op het plan.

Deel dit artikel