Een evenement verandert de normale werksituatie. Er zijn meer of andere bezoekers, tijdelijke opstellingen, afwijkende openingstijden en vaak meerdere organisaties tegelijk actief. De bestaande BHV-organisatie kan bruikbaar zijn, maar moet altijd opnieuw worden beoordeeld op de risico’s en afspraken van het evenement.
Kort antwoord
Er bestaat geen algemene wettelijke norm voor één BHV’er per vastgesteld aantal bezoekers. De inzet moet passen bij de aard en omvang van het evenement, de locatie, de aanwezige personen, de mogelijke incidenten en de tijd die nodig is om hulp te bieden.
BHV is bovendien niet hetzelfde als EHBO, evenementenzorg, beveiliging of crowdmanagement. Deze functies kunnen elkaar aanvullen, maar verantwoordelijkheden en bevoegdheden moeten vooraf duidelijk zijn.
Wat vraagt de wet?
Voor werkgevers blijft artikel 15 van de Arbeidsomstandighedenwet van toepassing. De werkgever moet zorgen voor passende bedrijfshulpverlening voor werknemers en andere personen die in het bedrijf of de inrichting aanwezig zijn. De BHV-organisatie moet qua aantal, opleiding, uitrusting en organisatie aansluiten op de risico’s.
Bij evenementen kunnen daarnaast andere kaders gelden. Denk aan gemeentelijke vergunning- of meldingsvoorwaarden, eisen voor brandveilig gebruik, afspraken met de locatiebeheerder en adviezen van de veiligheidsregio of GHOR. Welke voorwaarden gelden, hangt af van het type evenement, de locatie en de lokale regelgeving. Controleer dit tijdig; ga niet uit van alleen de reguliere BHV-afspraken.
Begin met verantwoordelijkheden
Bij een bedrijfsevenement zijn vaak meerdere partijen betrokken: de werkgever, de organisator, de locatiebeheerder, cateraars, beveiliging, technische leveranciers en eventueel een evenementenzorgorganisatie. Leg vast wie verantwoordelijk is voor alarmering, eerste hulp, ontruiming, publieksbegeleiding, contact met 112 en de ontvangst van hulpdiensten.
Een locatie met een eigen BHV-organisatie ontslaat de organiserende werkgever niet automatisch van zijn verantwoordelijkheid. Andersom hoeft de organisator niet alle taken zelf uit te voeren wanneer daarover aantoonbare en werkbare afspraken met de locatie of leveranciers zijn gemaakt.
Breng de risico’s van het evenement in kaart
Gebruik de bestaande RI&E en noodorganisatie als vertrekpunt, maar beoordeel de tijdelijke situatie afzonderlijk. Een receptie, personeelsfeest, congres of sportdag kan andere risico’s opleveren dan de normale bedrijfsvoering.
- Aantal, profiel en spreiding van bezoekers, medewerkers en leveranciers.
- Tijdelijke podia, tenten, decoraties, kabels, installaties en stroomvoorzieningen.
- Keukenactiviteiten, open vuur, accu’s, technische ruimten of gevaarlijke stoffen.
- Alcoholgebruik, fysieke inspanning, hitte, kou of weersomstandigheden.
- Meerdere zalen, verdiepingen, buitenlocaties of grote loopafstanden.
- Bezoekers met beperkte mobiliteit, taalbarrières of weinig locatiekennis.
- Bereikbaarheid en opstelruimte voor ambulance, brandweer en politie.
- Piekmomenten bij entree, pauzes, garderobe en vertrek.
Hoe bepaal je de benodigde inzet?
Bepaal niet alleen hoeveel BHV’ers aanwezig zijn, maar vooral welke taken gelijktijdig moeten kunnen worden uitgevoerd. Een incident bij de entree mag bijvoorbeeld niet betekenen dat een andere zaal zonder alarmering of ontruimingsbegeleiding achterblijft.
Werk waar nodig met zones en tijdsblokken. Houd rekening met pauzes, uitval, wisselingen en de afstand tussen locaties. Een coördinerende rol kan nodig zijn wanneer meerdere teams of externe partijen samenwerken. Test de bezetting met realistische scenario’s: een onwelwording tijdens een drukke wissel, rookontwikkeling in een nevenruimte of een ontruiming bij slecht weer.
BHV, EHBO, evenementenzorg en publieksveiligheid
BHV is de noodorganisatie vanuit de verantwoordelijkheid van de werkgever. BHV’ers kunnen eerste hulp verlenen, brand beperken en aanwezigen alarmeren en evacueren. EHBO beschrijft de kennis en handelingen voor eerste hulp en kan onderdeel zijn van BHV of als aparte functie worden georganiseerd.
Evenementenzorg is de georganiseerde eerste hulp en medische zorg tijdens evenementen. De Veldnorm Evenementenzorg geeft kaders voor kwaliteit, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en patiëntveiligheid. De VNEZ versie 1.0 is sinds 1 januari 2022 van kracht. In 2026 zijn nieuwe conceptversies gepubliceerd; zolang een revisie niet definitief is vastgesteld, blijft het belangrijk om duidelijk aan te geven welke versie wordt gehanteerd.
Publieksveiligheid is breder en omvat onder meer beveiliging, crowdmanagement, brandveiligheid, mobiliteit en ontruiming. Een BHV’er is niet automatisch verantwoordelijk voor al deze onderdelen. Stem de rollen op elkaar af en voorkom zowel overlap als gaten in de organisatie.
Welke afspraken leg je vast?
De omvang van de documentatie moet passen bij het evenement. Voor een kleine bijeenkomst kan een korte briefing en aanvulling op de bestaande noodprocedure voldoende zijn. Voor een groter of risicovoller evenement kan een uitgebreider veiligheids-, zorg- of inzetplan nodig zijn.
- Namen, rollen, zones, inzet- en wisseltijden en vervanging bij uitval.
- Meldroutes, telefoonnummers, portofoonkanalen en escalatieafspraken.
- Plattegrond met nooduitgangen, verzamelplaatsen, zorgposten en risicolocaties.
- Afspraken over ontruiming, besluitvorming en begeleiding van bezoekers.
- Bereikbaarheid en opvang van professionele hulpdiensten.
- Samenwerking met locatiebeheer, beveiliging, leveranciers en evenementenzorg.
- Vergunningvoorwaarden, meldingsvereisten en relevante adviezen van gemeente, veiligheidsregio of GHOR.
Briefing en controle voor de start
Loop vlak voor de opening gezamenlijk de locatie na. Controleer vluchtwegen, nooduitgangen, tijdelijke opstellingen, bereikbaarheid van blusmiddelen, communicatieapparatuur en toegang voor hulpdiensten. Bespreek enkele concrete scenario’s en laat iedere betrokkene herhalen wat zijn of haar eerste actie is.
Zorg ook dat medewerkers weten waar hun verantwoordelijkheid eindigt. Een duidelijke grens voorkomt dat onervaren hulpverleners medische, brandbestrijdings- of beveiligingstaken uitvoeren waarvoor zij niet zijn opgeleid of bevoegd.
Na afloop
Evalueer incidenten en bijna-incidenten met alle relevante partijen. Kijk niet alleen naar individuele handelingen, maar ook naar bezoekersstromen, communicatie, taakverdeling, bereikbaarheid en samenwerking. Leg verbeteracties vast en neem ze mee in toekomstige evenementen en in de reguliere BHV-organisatie.
Conclusie
Goede BHV bij evenementen begint niet bij een standaardgetal, maar bij een realistische beoordeling van risico’s en verantwoordelijkheden. Stem de bestaande BHV-organisatie af op de tijdelijke situatie, controleer externe eisen en organiseer de samenwerking met EHBO, evenementenzorg, beveiliging en locatiebeheer. Zo ontstaat een inzet die niet alleen op papier klopt, maar tijdens een incident daadwerkelijk werkt.
Hoe NIBHV helpt met bhv-inzet bij evenementen en bijeenkomsten
Wil je zeker weten dat jouw BHV-vereisten voor een evenement aansluiten op de praktijk, zonder onnodige complexiteit? Wij helpen organisaties met Maatwerkadvies voor organisaties om de bhv-organisatie voor evenementen scherp en uitvoerbaar in te richten, met focus op overzicht en aantoonbaarheid.
- Objectieve analyse van risico’s, rollen, procedures en inzetbaarheid tijdens bijeenkomsten
- Concreet verbeterplan met prioriteiten, formats en afspraken die je direct kunt gebruiken
- Onafhankelijke kwaliteitsblik die helpt bij interne verantwoording en consistente uitvoering
Neem contact op om jouw situatie te bespreken via contact met NIBHV.
Gerelateerde artikelen
- Wat zijn de specifieke BHV-eisen bij een interne verbouwing of renovatie?
- Wat zijn de BHV-eisen bij extreme weersomstandigheden zoals hitte of overstroming?
- Hoe communiceer ik BHV-updates en wijzigingen effectief naar alle medewerkers?
- Hoe documenteer ik de uitkomsten van een ontruimingsoefening?
- Welke aanvullende bhv-maatregelen zijn vereist bij gevaarlijke stoffen op de werkplek?
