Wegwijzer ontruimingsoefening

In deze wegwijzer vind je aanwijzingen voor het oefenen in fasen, het houden van een ontruiming table-topoefening en een praktijkoefening. Een table-topoefening kan worden gebruikt om te toetsen of bhv’ers en/of overige werknemers op de hoogte zijn van de procedures bij een incident. In een praktijkoefening oefen je de procedures daadwerkelijk in de praktijk.

Gebruik in de oefeningen scenario’s die ook daadwerkelijk kunnen optreden in het bedrijf. Zorg dat de veiligheid altijd is gewaarborgd. Maak van tevoren afspraken over wat je doet als er een echt incident of ongeval gebeurt tijdens de oefening (‘no play’).

Eerst een table-topoefening

Houd, voordat je een praktijkoefening plant, eerst een table-topoefening om de procedures en instructies ‘droog’ te oefenen. Iedereen is zich dan weer bewust van de procedures en wijze van samenwerken. Dit bevordert een positief resultaat bij een daadwerkelijke oefening.

1. Oefenen in fasen

NIBHV raadt aan om het oefenen van de procedures op te bouwen in verschillende fasen. Gebruik de procedures en instructiekaarten als uitgangspunt voor de oefeningen. Houd de oefeningen zo eenvoudig mogelijk.

Oefening fase 1: het personeel wordt ingelicht over dag en tijd
Na de table-topoefening wordt het personeel voor het eerst geconfronteerd met een echte ontruiming. Door plaats en tijd bekend te maken is deze fase de eenvoudigste. In de praktijk is namelijk gebleken dat de personeelsleden zich op deze situatie zullen gaan voorbereiden. Stimuleer hen om het ontruimingsplan/bhv-plan te bekijken en na te gaan welke taken zij zelf hebben bij een ontruiming.Dit heeft tot gevolg dat iedereen weer goed op de hoogte is. Beperk de ontruiming in dit stadium tot een gedeelte van het bedrijf, zoals een etage of een paviljoen met als deelnemers het geïnstrueerde personeel. Het is nu bijvoorbeeld goed controleerbaar hoe de bhv’ers werken, hoe functioneel het ontruimingssignaal is en hoe de controle op een verzamelplaats verloopt.

Bij een oefening in fase 1 zijn de deelnemers de personen die werken op de betreffende etage/ afdeling én de bhv’ers. Bij deze oefening kan je kiezen voor een gedeeltelijke ontruiming bijvoorbeeld een ontruiming van (een gedeelte van) een verdieping. Het incident kan een brandje zijn in een prullenbak in een van de ruimten. Geef hierbij aan hoever de rook zich heeft verspreid, zodat duidelijk wordt welke gedeelte moet worden ontruimd. Omdat de oefening kleinschalig is, kan je zelf als waarnemer optreden.

Oefening fase 2: het personeel wordt ingelicht over de dag of week
In fase 2 wordt het tijdstip van de oefening niet vermeld, maar personeel wordt wel ingelicht dat er geoefend gaat worden. Ook hier heeft de praktijk uitgewezen dat de personeelsleden zich dan op de ontruimingsoefening zullen voorbereiden. Bij een oefening in fase 2 wordt de ontruiming verder uitgebreid tot een hele vleugel of afdeling. De deelnemers zijn de personen die werken in de betreffende vleugel of afdeling en de personen die een taak hebben in het ontruimingsplan. Het incident is bijvoorbeeld een gaslekkage. Beperk de oefening tot het testen van de ontruimingsprocedure.

In deze fase kan je het beste met minimaal twee waarnemers werken. Als er meerdere bhv’ers in het bedrijf zijn, laat bhv’ers van andere afdelingen dan optreden als waarnemer. De oefendoelen bepalen de aandachtspunten. Zorg dat de oefening zo realistisch mogelijk is.

Oefening fase 3: het personeel wordt niet ingelicht, het gaat om een volledige ontruiming
Bij deze stap licht je de gebruikers van het bedrijf niet in. Stel alleen het management op de hoogte van de oefening. Kijk of het mogelijk is een observator van de brandweer of een adviesbureau in te schakelen om de oefening te begeleiden en te evalueren.

In deze fase is sprake van volledige ontruiming van het bedrijf. Belangrijke oefendoelen zijn:

• de wijze waarop alle gebruikers het bedrijf verlaten;
• de controle op de verzamelplaats buiten het bedrijf;
• de begeleiding van niet-zelfredzamen en bezoekers.

Het kan nuttig zijn in dit stadium ook de brandweer en andere hulpverleningsdiensten te betrekken in de oefening.

Een oefening moet zo realistisch mogelijk zijn. Om dit te bereiken kan je bijvoorbeeld een tijdschema gebruiken, maar ook hulpmiddelen zoals een rookmachine, lichteffecten en Lotus-slachtoffers.

Waarnemers moeten duidelijkheid hebben over hun taak. Het is noodzakelijk dat zij voldoende middelen bij zich hebben on hun observaties te noteren en zij moeten als waarnemer herkenbaar zijn.

Overleg vooraf met het management, de oefenleiding, de waarnemers, de brandweer, de politie en de ambulance. Daarnaast kan het nuttig zijn de pers vooraf te informeren.

Oefening fase 4: het personeel wordt niet ingelicht, het gaat om een volledige ontruiming met onvoorziene omstandigheden
Ook in deze laatste fase van de oefencyclus worden de gebruikers van het bedrijf niet ingelicht. De uitgangspunten en werkwijze zijn dezelfde als bij oefening fase 3. Ga bij deze oefening uit van een specifiek incident, zoals een grote brand met als complicatie bijvoorbeeld het wegvallen van één van de vluchtwegen of het niet beschikbaar zijn van elektriciteit. Je kan de oefening complexer maken door bijvoorbeeld één van de trappenhuizen ontoegankelijk maken door een gaslek te ensceneren in een ruimte vlak bij het trappenhuis.

Een oefening in fase 4 heeft alleen maar zin als de bhv-organisatie én het personeel voldoende op de hoogte zijn van de taken die ze moeten uitvoeren. Mocht dat nog niet het geval zijn, dan bieden de oefeningen uit de eerdere fasen voldoende uitdaging voor de organisatie.

Evaluatie

• Houd aan het einde van elke oefening een evaluatie aan de hand van het evaluatieformulier oefening en de observaties van de waarnemers.
• Uit de evaluatie kan blijken dat de procedures en instructies uit het ontruimingsplan/bhv-plan moeten worden aangepast.
• Zorg ervoor dat de evaluaties van de oefeningen in de verschillende fasen worden gedeeld met het personeel zodat iedereen leert van de oefeningen.

 

 

2. Voorbeeld van een table-topoefening

Een table-topoefening wordt gebruikt om te toetsen of bhv’ers en/of overige werknemers op de hoogte zijn van de procedures bij een incident. Dit doe je door het bedrijf op ‘papier’ te laten ontruimen.

Doel van de oefening
Voorbeelden van oefendoelen. Toetsen of:

• de alarmering intern en/of extern volgens de alarmeringsprocedure verloopt;
• de inzet van de bhv volgens de inzetprocedure verloopt;
• werknemers de eigen werkplek veilig en volgens instructie achterlaten;
• iedereen veilige vluchtwegen gebruikt;
• de melding op de verzamelplaats volgens instructie verloopt.

Beperk het aantal doelen per oefening. Zorg dat je de doelen die je wil testen ook daadwerkelijk kan beoordelen.

Doelgroep
Alle bhv’ers of een deel daarvan.

Oefenscenario
Maak een keuze uit de scenario’s (uit het ontruimingsplan/bhv-plan). Het incident moet voor deze oefening niet te complex zijn. Maak gebruik van een plattegrond van een (deel) van het bedrijf om een betere voorstelling te kunnen maken van het verloop van het scenario en de acties zijn van de (bedrijfs)hulpverleners. Geef op de plattegrond van het bedrijf aan waar en wat voor incident er heeft plaatsgevonden. Laat de deelnemers opschrijven/vertellen wat voor actie zij ondernemen.

Voorbeeld: Bij de receptie wordt gemeld dat er brand is ontstaan in het archief.
De receptionist geeft de melding door aan de bhv.

Vragen:

• Hoe ziet de alarmeringsprocedure van de bhv eruit?
• Hoe ziet de ontruimingsprocedure van de bhv eruit?
• Wat zijn jouw taken?
• Hoe en wat communiceer je met de andere bhv’ers?
• Hoe en wat communiceer je met het overige personeel?
• Welk deel van het bedrijf wordt ontruimd?

Voorbereiding
Inplannen van de betrokken bhv’ers. Andere voorbereiding is niet nodig. De oefenleider kan tijdens de table-top zelf als waarnemer optreden.

Evaluatie
Herhaal het doel van de table-top en bespreek of het doel is bereikt. Inventariseer verbeterpunten. Toets of de taken en instructies duidelijk zijn en of de onderlinge communicatie op elkaar is afgestemd. Leg knelpunten vast in een verslag. Mocht blijken dat de communicatie niet effectief verloopt en dat de taken/instructies niet helder zijn, plan dan een herinstructie. Pas zo nodig procedures aan.

Nazorg

• Stel vast hoe en wanneer knelpunten worden opgelost.
• Stel zo nodig procedures bij.

 

 

3. Voorbeeld van een ontruimingsoefening (praktijkoefening)

In een praktijkoefening worden de procedures daadwerkelijk geoefend in de praktijk.

Doel van de ontruimingsoefening

Het toetsen van ontruimingsprocedures en –instructies:

• Is het ontruimingssignaal hoorbaar in het hele bedrijf?
• Leidt het ontruimingssignaal tot de juiste actie bij de aanwezigen?
• Weet het personeel wie de bhv’ers zijn en wat hun taken zijn?
• Worden professionele hulpverleners op juiste wijze gealarmeerd?
• Is er een goede afstemming van werkzaamheden van bhv’ers en andere personen die een functie hebben bij een ontruiming?
• Worden de juiste vluchtwegen gebruikt?
• Gaat aanwezigen naar de verzamelplaats?
• Worden personen op verzamelplaats op de juiste wijze geregistreerd?

Beperk het aantal doelen per oefening. Zorg dat je de doelen die je wil testen ook daadwerkelijk kan beoordelen.

Doelgroep
Alle medewerkers worden betrokken bij de ontruimingsoefening en zijn vooraf ingelicht over het tijdstip van de oefening.

Oefenscenario
Kies een incident waarbij een gedeelte van het bedrijf moet worden ontruimd en werk dat uit in een oefening. Voorbeeld: een kleine brand op een kantoor of een gaslek in een kantine met eventueel een of twee slachtoffers.

Bijvoorbeeld: De man van de technische dienst belt de receptie en meldt dat bij het lassen in de werkplaats brand is ontstaan. De receptioniste geeft de melding door aan de bhv en/of de brandweer. Vragen: Hoe en door wie wordt de ontruimingsprocedure gestart? Welk deel van het bedrijf wordt ontruimd?

Voorbereiding
De volgende zaken moeten geregeld worden.

1. Van tevoren informeren van medewerkers en bhv’ers over

• de datum en de tijd van de oefening;
• de duur van de oefening;
• in welke ruimte het incident (bijvoorbeeld het brandje) is.

2. Van tevoren informeren van bhv’ers over:

• het tijdstip van de evaluatie van de oefening.

3. Van tevoren informeren van ‘de slachtoffers’ over:

• wat ze moeten doen;
• waar ze zich bevinden;
• wat de verwondingen zijn;
• wat ze tegen de bhv’ers mogen zeggen.

4. Van tevoren informeren van waarnemer(s):

• maak afhankelijk van de omvang van de oefening gebruik van een of meer personen die op de hoogte is/zijn van het ontruimingsplan/bhv-plan en de bhv-taken. Zij kunnen tijdens de oefening optreden als waarnemer.
• gebruik waarnemersformulieren om de observaties op vast te leggen;
• gebruik gele plakkers om op de werkplek aan te geven wat er niet volgens de procedure is gedaan (bijvoorbeeld apparatuur aangelaten, kastdeuren die openstaan).

Advies: evalueer (vrijwel) direct na het einde van de oefening.

Professionele hulpverleners
Als het om een beperkte oefening gaat, is over meestal niet nodig de oefening te melden bij de professionele hulpverleningsdiensten. Informeer hen wel als een oefening buiten het bedrijf door derden kan worden opgemerkt.

Communicatiemiddelen
Er moeten voldoende communicatiemiddelen aanwezig zijn. Maak gebruik van de middelen die in het ontruimingsplan/bhv-plan zijn opgenomen.

Evaluatie

• Herhaal het doel van de oefening.
• Ga na of de taken en instructies duidelijk waren en of de onderlinge communicatie op elkaar is afgestemd.
• Leg knelpunten schriftelijk vast.

Bespreek in ieder geval de volgende punten:

• bekendheid van het ontruimingssignaal bij de medewerkers;
• opvolgen van het ontruimingssignaal;
• de communicatie tussen de bhv’ers;
• eventueel: functioneren van de bhv’ers bij het blussen van de beginnende brand;
• eventueel: functioneren van de bhv’ers bij de ontruiming;
• eventueel: functioneren van de bhv’ers bij het verlenen van eerste hulp aan slachtoffer(s) of het optreden bij brand;
• gebruik van de vluchtroutes;
• gebruik van de verzamelplaats;
• registratie van de personen;
• melding bij de brandweer.

Nazorg

• Informeer alle medewerkers en bhv’ers over de resultaten van de oefening.
• Stel vast hoe en wanneer knelpunten worden opgelost.
• Stel zo nodig het ontruimingsplan/bhv-plan bij.