Ga je verhuizen naar een nieuw pand, dan moet je je bhv-plan meteen mee laten verhuizen. Met deze handleiding kun je stap voor stap je BHV-plan aanpassen bij verhuizing, zodat het aansluit op de nieuwe risico’s, routes, bezetting en voorzieningen.
Je eindresultaat is een werkbaar bhv-plan nieuw pand met actuele procedures, een passend bhv ontruimingsplan bij verhuizing en een praktische checklist voor beheer na de verhuisdatum.
Waarom je BHV-plan direct moet bijwerken bij verhuizing
Start met het vaststellen van de impact van de verhuizing op je bhv-inzet. Een nieuw gebouw betekent vaak andere looproutes, andere brandcompartimenten, andere installaties en een andere bezetting per verdieping of vleugel. Als je plan nog het oude pand beschrijft, ontstaat er ruis op het moment dat je juist duidelijkheid nodig hebt.
Leg daarom direct vast wanneer het nieuwe plan ingaat en wat er tot die datum geldt. Zo voorkom je dat teams met twee versies werken. Controleer of iedereen dezelfde ingangsdatum hanteert en of de oude versie duidelijk als vervallen is gemarkeerd.
Inventariseer wat er verandert in risico’s en gebouw
Breng eerst de verschillen tussen oud en nieuw in kaart. Focus op wat de bhv-taken raakt: waar kunnen incidenten ontstaan, hoe kom je weg en waar verzamel je. Dit is de kern van RI&E en bhv bij verhuizing in de praktijk: je vertaalt veranderingen naar concrete maatregelen en inzet.
- Loop het pand door met een plattegrond en noteer per zone: functies, bezetting, piekmomenten en bijzondere ruimtes (keuken, werkplaats, lab, archief).
- Controleer vluchtroutes, nooduitgangen, trappenhuizen en eventuele knelpunten zoals deuren met toegangscontrole.
- Inventariseer installaties en signalering: brandmelding, ontruimingsalarmering, noodverlichting en eventuele liften of rolstoelroutes.
Je bent klaar met deze stap als je een korte lijst hebt met “wat is nieuw of anders” en per punt een gevolg voor bhv-inzet, instructie of middelen. Verifieer dit door je notities te laten checken door facilitair beheer of gebouwbeheer.
Welke documenten en input heb je nodig?
Verzamel nu alles wat je nodig hebt om je plan snel en consistent te actualiseren. Werk met één map of gedeelde omgeving, zodat je later kunt aantonen welke versie actueel is en waar keuzes op gebaseerd zijn.
- Actuele plattegronden per verdieping met vluchtroutes en nooduitgangen
- Overzicht van aanwezigen: medewerkers, bezoekersstromen, leerlingen of cliënten waar relevant
- Overzicht van voorzieningen: EHBO-middelen, blusmiddelen, AED-locaties als die er zijn, verzamelplaatsen
- Contactlijst: interne sleutelpersonen, receptie, gebouwbeheer, externe partijen
- Bestaande procedures en instructiekaarten uit het oude pand
Controleer of je plattegronden overeenkomen met de werkelijkheid. Een snelle check is: kun je op basis van de tekening zonder twijfel de dichtstbijzijnde nooduitgang en verzamelplaats aanwijzen vanuit elke hoofdruimte?
Werk je BHV-organisatie en bezetting bij
Pas vervolgens je organisatie aan op het nieuwe pand. Denk aan spreiding over verdiepingen, aanwezigheid tijdens piekuren en vervanging bij verlof. Een verhuizing verandert vaak roosters, loopafstanden en de plek waar mensen starten en eindigen.
- Maak een bezettingsmatrix per dagdeel: wie is aanwezig, waar zitten ze, en wie kan bhv-taken oppakken.
- Wijs per zone een eerste aanspreekpunt aan voor alarmering en coördinatie, en leg vervanging vast.
- Controleer of nieuwe collega’s of verhuizende teams een introductie nodig hebben op procedures en routes.
Je ziet dat dit werkt als je per moment van de week kunt aanwijzen wie waar verantwoordelijk is en hoe je elkaar bereikt. Verifieer dit door een korte “belronde” of bereikbaarheidstest tijdens een normaal werkmoment.
Actualiseer procedures: alarmering, ontruiming en eerste hulp
Werk nu je procedures bij zodat ze passen bij de nieuwe indeling. Schrijf ze zo dat iemand die het pand nog niet goed kent, toch de juiste keuzes kan maken. Houd het praktisch: wie doet wat, waar, en wanneer.
Alarmering
- Leg vast hoe je intern alarmeert: telefoon, portofoon, meldpunt of receptie, inclusief back-up als één kanaal uitvalt.
- Noteer waar meldpanelen of centrale punten zitten en wie toegang heeft.
- Maak een korte instructie voor medewerkers: hoe roep je bhv op en welke info geef je door.
Ontruiming
- Werk het bhv ontruimingsplan bij verhuizing bij met actuele routes, alternatieve routes en verzamelplaatsen.
- Beschrijf hoe je omgaat met afgesloten zones, toegangsdeuren en bezoekers die het pand niet kennen.
- Leg vast hoe je controleert of zones leeg zijn, zonder te leunen op aannames.
Eerste hulp
- Actualiseer locaties van EHBO-middelen en wie de aanvulling beheert.
- Leg aanrijroutes en ontvangstpunten vast voor externe hulpdiensten, inclusief een duidelijke ingang.
- Maak afspraken over privacy en rustige opvangplekken voor incidenten.
Je procedures zijn “goed genoeg” als ze op één pagina per onderwerp te begrijpen zijn en aansluiten op de plattegronden. Verifieer dit door een collega die het pand minder goed kent de instructie te laten lezen en hardop te laten uitleggen wat hij of zij zou doen.
Controleer middelen en voorzieningen in het nieuwe pand
Controleer daarna of de middelen die je plan noemt ook echt aanwezig, bereikbaar en bruikbaar zijn. Een veelgemaakte fout is dat het plan klopt op papier, maar dat kasten nog leeg zijn of dat sleutels en toegangspassen ontbreken.
- Loop alle locaties langs: blusmiddelen, EHBO-punten, noodverlichting, verzamelplaatsen en eventuele afsluiters.
- Controleer bereikbaarheid: staan er geen kasten voor, zijn deuren te openen, en is signalering zichtbaar vanaf logische looproutes.
- Leg beheer vast: wie controleert wat, met welke frequentie, en waar noteer je bevindingen.
Je bent klaar met deze stap als je een korte opleverlijst hebt met open punten en eigenaren. Verifieer door steekproefsgewijs twee routes te lopen: van een klaslokaal of kantoor naar buiten, en van de hoofdingang naar het EHBO-punt.
Test, oefen en valideer: wanneer is je BHV-plan ‘klaar’?
Test je aangepaste plan voordat je het “definitief” noemt. Oefenen maakt onduidelijkheden zichtbaar die je op papier niet ziet, zoals drukte bij een trap of een verzamelplaats die te klein blijkt bij piekbezetting.
- Voer een korte scenariotest uit per verdieping: melding, alarmering, routekeuze en verzamelen.
- Laat bhv’ers terugkoppelen: wat was onduidelijk, waar ontstond vertraging, welke deur of route verraste.
- Werk het plan bij en communiceer één definitieve versie met ingangsdatum.
Je plan is “klaar” als je oefening zonder improvisatie op kernpunten kan verlopen: iedereen weet hoe te alarmeren, waarheen te gaan en wie aanspreekpunt is. Verifieer door verbeterpunten te loggen en af te tekenen zodra ze zijn opgelost.
Veelvoorkomende knelpunten en hoe je ze oplost
Los knelpunten direct op, anders blijven ze terugkomen in elke oefening. Pak vooral de punten aan die verwarring veroorzaken bij medewerkers die bhv niet als hoofdtaak hebben.
- Twee versies in omloop: werk met één centrale opslagplek en communiceer een duidelijke ingangsdatum.
- Onlogische verzamelplaats: kies een plek die veilig, herkenbaar en groot genoeg is bij piekbezetting.
- Toegangsdeuren blokkeren routes: regel noodontgrendeling of alternatieve routes en oefen die expliciet.
- Onvoldoende spreiding van bhv’ers: herverdeel op basis van loopafstanden en piekmomenten, niet op basis van teamgrenzen.
Controleer na elke oplossing of het probleem echt weg is door het specifieke knelpunt opnieuw te testen. Als je het niet kunt testen, is het nog geen oplossing maar een aanname.
Borging na de verhuizing: beheer, audits en updates
Maak van je nieuwe plan een beheerdocument, geen eenmalige oplevering. Verhuizingen gaan vaak samen met doorlopende verbouwingen, wisselende bezetting en nieuwe ruimtes die later in gebruik komen.
- Plan vaste evaluatiemomenten in: na 2 weken, na 2 maanden en daarna periodiek.
- Houd een wijzigingslog bij: wat is aangepast, waarom, en wie heeft het goedgekeurd.
- Maak onboarding eenvoudig: geef nieuwe medewerkers een korte instructie over alarmering, routes en verzamelplaats.
Je borging werkt als je binnen enkele minuten kunt laten zien wat de actuele versie is en welke wijzigingen recent zijn doorgevoerd. Verifieer dit door jezelf de vraag te stellen: kan ik dit vandaag uitleggen aan management of een interne auditor zonder extra uitzoekwerk?
Hoe NIBHV helpt met je BHV-plan bij verhuizing
Wil je sneller zekerheid dat je BHV-plan aanpassen verhuizing klopt en aansluit op de praktijk in je nieuwe pand, dan kunnen wij vanuit NIBHV ondersteunen met Maatwerkadvies voor organisaties. Dat is handig als je weinig tijd hebt, meerdere locaties beheert of veel wijzigingen tegelijk moet verwerken.
- Objectieve analyse van risico’s, rollen, procedures en bhv-inzet in het nieuwe pand
- Concreet verbeterplan met prioriteiten, zodat je direct weet wat eerst moet
- Praktische houvast voor aantoonbaarheid richting interne controles en evaluaties
Neem contact op om je situatie te bespreken via contact met NIBHV en maak van je verhuizing een gecontroleerde overgang in plaats van een gok.
Gerelateerde artikelen
- Hoe organiseer ik BHV bij een incident dat plaatsvindt buiten kantooruren?
- Hoe verwerk ik het alcohol- en drugsbeleid in mijn BHV-aanpak?
- Wat is de rol van de ondernemingsraad (OR) bij het BHV-beleid?
- Hoe betrek ik leidinggevenden actief bij het bhv-beleid?
- Hoe houd ik rekening met agressie en geweld op de werkvloer in mijn bhv-plan?
